POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1ère connexion ADVANGO

Lors de votre 1ère connexion, vous aurez 2 possibilités :

1. J’autorise le CSE SEW Usocome Haguenau à conserver mes données fournit par SEW Usocome (service des ressources humaines) : nom(s), prénom(s), matricule, statut dans l’entreprise (ouvrier, ETAM, cadre) : cela est nécessaire pour bénéficier de vos subventions.

En donnant votre consentement, vous pourrez accéder aux avantages du CSE SEW Usocome Haguenau

1. Si vous ne donnez pas votre consentement, vous ne pourrez pas accéder aux avantages du CSE SEW Usocome Haguenau

Politique de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.cse-usocome-haguenau.com, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU, agissant en qualité de responsable du traitement.

Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme ADVANGO, accessible par connexion directe ou via le Site, Helfrich-Farrjop est responsable du traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par Helfrich-Farrjop dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme ADVANGO.

La protection des données conditionnée par le RGPD (règlement général pour la protection des données) vise aussi le comité social et économique (CSE). Le RGPD pose comme condition de solliciter le consentement des salariés pour la collecte de leurs informations.

1. Données collectées et traitées

Conformément au principe de minimisation, LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.

Les données recueillies indirectement par LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU via le service des ressources humaines sont :

 le nom, le prénom, et les coordonnées professionnelles du bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.

Les données traitées par LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes : 

a) Pour l’identification de l’employé :

– nom, prénom, sexe, date de naissance, coordonnées personnelles (facultatif) ;

b) Pour la situation familiale :

– situation matrimoniale ;
– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ;

c) Pour les éléments professionnels :

– matricule interne, date d’embauche, service, statut ; site et date de sortie également

d) Pour la situation financière :

Aucunes données.

Aucun système de quotient familial n’a été mis en place

e) Pour les prestations offertes :

– nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
– montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.

2. Finalités de traitement des données

Les traitements de données personnelles mis en œuvre par LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes : 

- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …

Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale imposée par l’URSAF concernant le suivi des fonds versés aux salariés et leurs ouvrants droits.

Finalité du traitement des données : les inscriptions des salariés et ouvrants droits aux activités sociales et culturelles du CSE.

Œuvres sociales pouvant être proposées :
- chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives,… ;
- proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de consommateurs.
- Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces
- Respect de la réglementation en vigueur

3. Durée de conservation

LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés cinq (5) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.

4. Destinataires des données

Les destinataires des données personnelles traitées par LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU sont :

- Helfrich-Farrjop aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme ADVANGO.

[AUTRES DESTINATAIRES ET FINALITES A COMPLETER PAR LE CLIENT]

5. Sécurité des données

LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.

Mesures de traçabilité : journalisation des accès des utilisateurs, les données enregistrées et leur durée de conservation.

Sauvegarde des données, mise à jour du logiciel : éléments pris en charge par notre prestataire ADVANGO.

6. Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès de LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU en envoyant votre demande :

par courriel à l’adresse :  ce.secretariat@usocome.com

Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme ADVANGO, vous pouvez exercer vos droits auprès de Helfrich-Farrjop, en sa qualité de sous-traitant pour concevoir ce site et vous proposer le meilleur service :

Par courrier postal à : 3 rue des Prés à Kirrwiller (67330), immatriculée au RCS de Saverne sous le numéro 87 B 168,

Téléphone : 03.88.70.70.70

6.1) Droits des salariés et refus

Les salariés qui font l’objet d’une collecte de données personnelles les concernants (ceux ayants consentis aux droits d’accès RGPD lors de leur première connexion) doivent être informés de leurs droits.

. Le droit d’accès aux informations stockées le concernant – le droit de rectification des données pour celles inexactes ou erronées – le droit à l’oubli visant à demander la suppression de leurs données personnelles. En principe, ces dernières ne peuvent être conservées que pour la durée nécessaire : à l’exécution de leur contrat de travail, au respect d’obligations légales (fiscales par exemple) et à l’accompagnement de l’objectif qui était poursuivi lors de leur collecte.

. Le droit d’opposition au traitement des données. Toutes les demandes devront être suivies d’une réponse par le DPD dans les 30 jours, ce qui implique la mise en place de mesures techniques adaptées pour respecter ce délai.

Refus d’acceptation du RGPD du CSE

Dans le cas où le salarié refuse : aucun des avantages mis à dispositions par le CSE ne sera possible (réservation matériel, commande de billetterie, etc). Le salarié peut à tout moment rectifier son choix en allant dans son profil sur le site internet du CSE ou en faisant sa demande par écrit à l’adresse mail du délégué à la protection des données.

7. Délégué à la protection des données (DPD) pour le CSE SEW Usocome Haguenau

M. Geoffrey LANG

Trésorier du CSE SEW Usocome d’Haguenau

Tél : 03.88.73.68.94.

Adresse de messagerie : ce.secretariat@usocome.com

8. Actualisation des données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

9. En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez consulter les pages dédiés directement sur le site du CSE  

10. Modification de la Politique de protection des données

LE CSE SEW USOCOME HAGUENAU est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.